As secretárias e secretários são os braços direitos de seus chefes. Fazem toda a diferença no dia-a-dia de uma organização. São responsáveis por mínimos detalhes, inclusive da agenda pessoal de seus chefes. O trabalho precisa ser prática e eficaz. Seu ofício exige cuidado, sigilo e discrição.
Felicidades no seu dia!!! 30 de setembro.
Abaixo umas dicas para auxiliar nas suas tarefas:
“UM É MELHOR”
É um meio de dinamizar as operações e facilitar o gerenciamento. Basicamente, é uma forma de evitar a redundância, na medida em que afasta o não-essencial e reforça a essência, por exemplo:
- Localização única (manter cada arquivo em um único local);
- Processamento de um dia (evita acúmulo de Serviço);
- Projetos com um arquivo (consolidação de arquivos);
- Reuniões de uma hora (limitar reuniões a uma hora);
- Documentos de uma página;
- Telefonemas de um minuto;
- Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o número de ferramentas a, no máximo, uma por pessoa);
- Arquivamento de uma cópia (manter apenas o documento original e não fazer várias cópias).
COMO FAZER:
Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso:
- Necessário e de uso freqüente: Mantê-lo o mais próximo possível do usuário.
- Necessário e de uso esporádico: Mantê-lo em instalações centrais que permitam uma otimização do uso.
- Necessário, porém precisa de recuperação: Recuperá-lo em função do custo/benefício e da disponibilidade financeira.
- Desnecessário, porém útil para outras pessoas ou setores: Fornecê-lo para interessados ou transferindo a carga.
- Desnecessário, porém útil para outros fins: Adaptá-lo ou aliená-lo.
- Desnecessário e inútil: Expor o material durante um período definido para possíveis interessados; Descartá-lo.
- Manuais de instrução, legislações e documentos: Crie um arquivo para todos os tipos de documentos e agrupe por assunto.
- Materiais extras de expediente: Colocá-los em armário ou de volta no almoxarifado.
- Provérbios ou citações: No máximo dois por mural. Jogue fora outros ou coloque no arquivo pessoal (cuidado com a bagunça visual).
- Materiais promocionais: Pesos de papéis, relógios, etc. Guarde no armário e reveze quando novos chegarem.
“Use o bom senso.”
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